Jakie figle płata nam nasz mózg, gdy chcemy zarządzać sobą w czasie

Przez ostatni rok pokazuję Wam coraz więcej narzędzi, które pomagają zarządzać sobą w czasie i realizować cele zgodnie ze swoimi wartościami oraz priorytetami. Wielokrotnie podkreślam fakt, że niekończące się listy zadań oraz funkcjonowanie jak robot (byle szybciej, byle dalej) nie jest dobrym rozwiązaniem. Kontynuując ten temat pokażę jeszcze kilka wskazówek. Dzisiaj sięgniemy jeszcze głębiej i podejdziemy do problemu naukowo. Na przekór długim listom zadań, zmęczeniu i nawykom. Skupmy się nie na wydajności, czyli ile możemy jeszcze zrobić i w jak minimalnie krótkim czasie, lecz na efektywności naszych działań, czyli jak dobrze możemy coś robić zgodnie z planem.

Ostatnio na moim facebookowym profilu ukazało się zdjęcie panoramy mojego miasta Wrocławia, gdzie popołudniu nad pięknymi bulwarami przy Odrze zaczytywałam się w książce dr Josh Davisa i tak mnie zainspirowała, że postanowiłam się z Wami podzielić tą kopalnią wiedzy. Dr Davis twierdzi, że nie chodzi o to, żeby robić więcej i szybciej, lecz o stworzenie warunków, które zagwarantują przynajmniej dwie bezcenne godziny szczytowej produktywności każdego dnia. Dlatego wykorzystamy dzisiaj wiedzę, jaką daje nam psychologia i neurobiologia, żeby dowiedzieć się, jak zapewnić odpowiednie warunki, żeby działać efektywnie.

Przez dużą część czasu funkcjonujemy w tzw. trybie automatycznym. Wykonujemy coś rutynowo, nawykowo, poza naszą świadomością. Dzięki temu, że opanowaliśmy niektóre czynności do perfekcji, nie musimy poświęcać całkowicie swojej uwagi na wykonywanie ich. Jest to oczywiste - nikt z Was nie zastanawia się jak szczotkować zęby, myć głowę, a wielokrotnie zdarzają się momenty paniki - czy na pewno zamknęłam drzwi/auto? :D Ma to swoje plusy - oszczędzamy naszą energię mentalną na rozwiązywanie bardziej skomplikowanych problemów. Jednak druga strona medalu pokazuje, że często takie automatyczne działanie nie pomaga nam realizować zadań, które zaplanowaliśmy. Dlatego ważne jest, aby znaleźć punkty zwrotne, dzięki którym podejmujemy decyzję o zmianie wykonywanej czynności oraz monitorujemy, czy na pewno idziemy w odpowiednim kierunku.

Jak to wygląda w praktyce? Działając w trybie automatycznym przechodzimy od zadania do zadania, nie zastanawiając się, co faktycznie jest ważne. Gdy zasiadamy nad biurkiem i otwieramy skrzynkę odbiorczą, odpisujemy wiadomość za wiadomością. Nagle okazuje się, że nie wysłaliśmy jednego maila tylko dziesięć, a przecież mieliśmy bardziej ambitne plany na ten czas. Minęła godzina, a nie zdążyliśmy przygotować się do spotkania. Wchodząc w taki schemat jesteśmy w stanie w nim tkwić bardzo długo, do momentu aż ktoś nam nie przerwie. Gdy do naszego mózgu dociera informacja, że musimy naszą uwagę odwrócić, włącza się samoświadomość. Dzięki zdolności do oceny i podejmowania decyzji pomaga nam zareagować na ten konflikt uwagi. W tej właśnie chwili dzięki zwiększeniu świadomości widzimy, o jakich zadaniach zapomnieliśmy lub jak wiele czasu upłynęło.

Pojawienie się takich punktów decyzyjnych pomaga nam nie tylko oderwać się od schematycznie wykonywanej czynności, ale także nabrać dystansu i spojrzeć na swoją listę zadań bardziej obiektywnie. Włączanie świadomości wspiera nas również w sytuacjach nieplanowanych, gdy przerwa lub zakłócenie naszej uwagi są nieuniknione. Do takich nieplanowanych sytuacji możemy również przygotować się wcześniej, zastanawiając się, co zrobimy, jeżeli będziemy mieć dzisiaj np. o połowę mniej czasu na wykonanie listy zadań. Które z nich wybierzemy jako pierwsze? Dzięki temu nasze decyzje mogą opierać się o to, co jest dla nas ważne. Dlatego dr Davis radzi: Nie rozpoczynaj nowego zadania, dopóki świadomie nie uznasz, że jest tego warte.

Trzymam kciuki za odkrywanie Waszych punktów decyzyjnych!

Agnieszka