Kluczowa kompetencja: otwartość na informację zwrotną

Z pewnością znajdziecie sporo artykułów, podcastów i książek na temat udzielania informacji zwrotnej. Bez wątpienia, jest to to niezwykle ważny element codziennej pracy, budowania relacji w zespole i efektywnego osiągania celów. Istotna jest nie tylko treść tej informacji, ale również świadomość, jaki ma przynieść efekt oraz w jaki sposób jest przekazywana, gdyż wpływa to na jej odbiór. Dzisiaj kilka słów o tym, jak odbierać informację zwrotną, dlaczego warto podchodzić do niej z otwartością i bez poczucia lęku. W artykule przyjmuję, że informacja zwrotna przekazywana jest w sposób prawidłowy. ;)

1. Dlaczego potrzebujemy informacji zwrotnej?

Przyjmowanie informacji zwrotnej otwiera nam drogę do rozwoju i nauki. Dzięki niej wiemy, co możemy w sobie ulepszać, zmieniać, a w czym jesteśmy dobrzy i rozwijać to dalej. Pomaga nam również weryfikować, czy nasze działania idą w dobrym kierunku i czy odpowiadamy na potrzeby i oczekiwania innych. Informacja zwrotna wzmacnia naszą motywację, koryguje błędy i pozwala wyciągać wnioski. Poprawia komunikację i zwiększa zaufanie. Buduje samoświadomość - jest dobrym źródłem wiedzy o tym, jak jesteśmy postrzegani przez innych. Jeśli otrzymany feedback jest zbyt ogólny, warto dopytywać o szczegóły, tak, aby wyciągnąć z niego jak najwięcej.

2. Jak reagować na negatywny feedback?

Wiele osób obawia się feedbacku, gdyż wyzwala się w nich naturalna chęć bycia akceptowanym i docenianym przez innych. Czasem jednak zdarza się, że otrzymujemy niekorzystny feedback na swój temat. Warto na wstępie założyć, że osoba, które nam go przekazuje ma dobre intencje. Nie doszukiwać się drugiego dna, złośliwości, tłumaczyć się, bronić. Przekazujący nam feedback dba o swoje potrzeby, które nie zostały zaspokojone (np. zadanie nie zostało wykonane tak, jak prosił) i nas o tym informuje. Celem tego, jest poprawienie, ulepszenie zastanej sytuacji oraz nie doprowadzanie do niej w przyszłości. Jeśli boimy się negatywnej oceny, reagujemy obronnie, osądzamy siebie, wpływa to na nasze poczucie wartości. Warto w takich sytuacjach ochłonąć i wrócić do rozmowy, kiedy emocje będą już przepracowane, zdystansować się. Ważne, aby zrozumieć, że feedback jest informacją, która ma nam pomóc, jest dla nas pożyteczna i niezbędna do dalszego rozwoju. Nie wpływa ona na nasze poczucie własnej wartości, nie jesteśmy przez to gorsi, mniej kompetentni. Co ważne, zatroszczmy się o siebie i bierzmy tyle informacji zwrotnej, ile jesteśmy w stanie przyjąć - tak, aby nie przytłaczała, a działała konstruktywnie i niosła za sobą cel, a w późniejszym czasie widoczne efekty.

3. Jak przyjmować pozytywną informacją zwrotną?

Okazuje się, że nie tylko negatywną informację zwrotną nie jest nam łatwo przyjmować. Pozytywną również! Bardzo często słysząc pochwały lub pozytywną ocenę naszych kompetencji, obracamy to w żart, tłumaczymy się, mówimy, że zrobiliśmy to, co jest naszą pracą, nic ponadto. Innymi słowy: umniejszamy nasze dokonania. Nauczymy się przyjmować dobry feedback, nie czujmy się skrępowani ani zawstydzeni, najwidoczniej zasłużyliśmy na to. Najłatwiejszą i najbardziej adekwatną reakcją jest po prostu podziękowanie. To da sygnał drugiej stronie, że jesteśmy wdzięczni za dobre słowa i świadomi tego, co robimy dobrze.

4. Czy możemy nie zgadzać się z feedbackiem?

Oczywiście, że tak. Tak, jak wcześniej wspomniałam, warto skupić się na tym, jaka jest intencja osoby dającej feedback i nie wkraczać w strefę zagrożenia i obrony. W pierwszej kolejności ważne, aby dopytać, co dokładnie ma na myśli ta osoba, żeby mieć pewność, czy dobrze się rozumiecie. Jeśli jednak, te zasady zostały zachowane, to może dojść do takiej sytuacji, w której nie będzie zgadzać się z feedbackiem. Może to wynikać z braku wiedzy na temat okoliczności wykonania zadania, dotyczyć merytoryki, innego stylu pracy, wartości czy wzajemnego niezrozumienia, co miało zostać zrobione. Jeśli często dochodzi do takiej sytuacji, że nie zgadzamy się z informacją zwrotną danej osoby, a mimo rozmów i dyskusji, nadal ma to miejsce, trzeba się zastanowić, na ile taka współpraca ma sens.

5. Czy istnieje dobra pora na feedback?

Dobrym momentem na otrzymanie feedbacku jest nie tylko czas, kiedy podsumowujemy projekt, produkt czy współpracę. Ważne jest, aby w trakcie wspólnej pracy stworzyć sobie punkty kontrolne, podczas których będziecie mogli zweryfikować, czy idziecie w dobrą stronę, co możecie zmienić, poprawić. Później może być... za późno. Skoro można zareagować w trakcie i nie płakać nad rozlanym mlekiem, dlaczego z tego nie skorzystać? Jeśli nie otrzymujesz feedbacku na bieżąco - proś o niego. Nie każdy, z kim współpracujesz, ma wykształcony nawyk dawania informacji zwrotnej. W takich sytuacjach trzeba o to zadbać samemu. W jaki inny sposób dowiesz się, czy idziesz w odpowiednim kierunku? Myślę, że pracując zespołowo, nie można pozwalać sobie na sytuację typu: "Nic nie mówiłeś, więc myślałem, że jest ok", "Trzeba było powiedzieć wcześniej", "Miałam wrażenie, że podoba Ci się to, co zrobiłam". Zwłaszcza, jeśli mamy do czynienia z odpowiedzialnością zbiorową, rodzi to niepotrzebne napięcia w zespole. Ważny jest wzajemny szacunek do siebie i swojego czasu oraz obopólne stwarzanie okazji do dawania feedbacku. Jeśli ktoś zobaczy naszą otwartość do otrzymywania informacji zwrotnej, chętniej będzie ją dawał. Istotne jest również to, abyśmy stworzyli sobie odpowiednią przestrzeń do odbioru takich informacji. Przerwa w szkoleniu, lunch, krótkie spotkanie, gdy myślami jesteśmy przy niekończącej się liście zadań lub w trakcie rozwiązywania problemu- to nie są dobre momenty na feedback. Wymaga on uważności z Twojej strony i dobrego nastawienia - tak, aby maksymalnie skupić się na tym, co chce nam powiedzieć druga osoba i co ja mogę z tą informacją dalej zrobić.

Z badań przeprowadzonych przez Instytut Gallupa wynika, że dawanie częstej informacji zwrotnej (przynajmniej raz w tygodniu) zwiększa zaangażowanie i motywację pracowników, a tym samym wspiera zwinność i rozwój organizacji. W związku z tym oceny półroczne i roczne powinny odejść w zapomnienie na rzecz szybkich i konstruktywnych informacji zwrotnych, które będą stanowiły wzajemny dialog lidera z pracownikiem. Dialog, nie monolog - tylko dwustronność zapewni możliwość wprowadzenia istotnych zmian i ulepszeń. Coraz częściej w firmach wprowadzana jest kultura feedbacku. Uczymy się nie tylko poprawnie go dawać, ale również budować swoją otwartość na informację zwrotną. Oby stanowiło to stały element rozwoju każdego pracownika, jak i całej organizacji.