Jak ustalać priorytety podczas wykonywania wielu zadań?


Zgodnie z obietnicą kolejny artykuł miał być ustalaniu priorytetów i pomóc Wam w wykonywaniu ćwiczenia na 5 zadań. I tak też będzie :) Pokażę dzisiaj skuteczne narzędzie, które przyda się zwłaszcza tym, którzy cierpią na skłonność do brania zbyt wielu rzeczy na siebie, zagubionym wśród długiej listy zadań oraz lubiącym organizację i wielozadaniowość jednocześnie.

Wiele z Was kojarzy już pewnie Matrycę Eisenhowera, która pozwala oddzielić rzeczy ważne i pilne. Proponuję Wam zacząć od listy zadań, które macie do wykonania i ich oceny pod kątem tych dwóch parametrów. Następnie możecie umieścić je w kwadracie.


1. Zadania pilne i ważne

Może wydawać Ci się, że większość Twoich zadań jest ważna i pilna, ale popatrz na to realnie - nie jesteś robotem, tylko człowiekiem. Są to zadania, których niewykonanie wiąże się z poważnymi konsekwencjami. Często zadania z tej ćwiartki wiążą się z wysokim poziomem stresu - musisz zrobić coś szybko i potraktować priorytetowo, więc nie gromadź zbyt dużo odpowiedzialnych zadań w tej ćwiartce. Co ważne, wykonaj je natychmiast! Nie zaczynaj od tego, co przyjemne i zajmie Ci mniej czasu. Jeżeli tak zrobisz, Twoje zadania cały czas będą odkładane na później, a górka będzie się powiększać. Dlatego ćwiartka ta to często nieprzewidziane sytuacje, nagłe kryzysy lub te wynikające z zaniedbania lub niewykonania pracy.


2. Zadania mało pilne, ale ważne

Są to zadania, które są ważne, jednak możemy je rozłożyć w czasie. Zaliczają się do nich np. ćwiczenia fizyczne, spotkania z rodziną czy przyjaciółmi. Wymagają od nas wcześniejszego zaplanowania, dlatego warto je wpisać do kalendarza i zająć się kolejnymi ważnymi zadaniami.


3. Zadania pilne, ale mało ważne

Jeżeli istnieje taka możliwość, powinniśmy te zadania oddelegować innej osobie. Zadania są do wykonania natychmiast, jednak często nie musimy w nich uczestniczyć. Bardzo ważne jest to, aby uświadomić sobie, jak wiele rzeczy może obejść się bez nas. I mimo że dla wielu osób jest to cios prosto w serce, to niestety tak naprawdę jest! Nie musicie uczestniczyć w każdej czynności. Istnieje coś takiego jak podział obowiązków i delegowanie zadań. Ważne jest przy tym zaufanie do drugiej osoby, że dobrze wykonana powierzone zadania oraz umiejętność zrezygnowania z nadmiernego perfekcjonizmu oraz syndromu "Zosi - samosi". Są ludzie, którzy pewne czynności wykonają tak samo dobrze jak Ty, a nawet lepiej! A Ty w tym czasie możesz się zająć tym co ważne i pilne ;) Ćwiartka ta dotyczy zwłaszcza działań rutynowych, tj. płatność za rachunki, wysyłki paczki, itp.


4. Zadania mało pilne i mało ważne

Są to tzw. pożeracze naszego czasu. Możemy bronić się tym, że bezmyślne oglądanie Cv lub przeglądanie stron internetowych jest naszym wolnym czasem i odpoczynkiem, na który sobie zasłużyliśmy. Ale czy naprawdę tak chcemy odpoczywać i nie moglibyśmy w tym czasie zrobić czegoś ciekawszego? Czynności w tej ćwiartce marnują nasz czas i dodatkowo rozleniwiają, więc wszystko co zapiszesz w tej części wyrzuć do kosza ;)


Mam nadzieję, że teraz łatwiej będzie zarządzać Wam swoimi zadaniami.

Dołączam gotowy formularz do wypełnienia.


Ustalanie priorytetów


Miłego wieczoru!

Agnieszka 😘




Najnowsze posty
Tagi

Skontaktuj się ze mną!

511944171

  • Facebook