Jak ustalać priorytety podczas wykonywania wielu zadań?
Zgodnie z obietnicą kolejny artykuł będzie o ustalaniu priorytetów i ma pomóc Wam w wykonywaniu ćwiczenia na 5 zadań. Pokażę dzisiaj skuteczne narzędzie, które przyda się zwłaszcza tym, którzy cierpią na skłonność do brania zbyt wielu rzeczy na siebie, zagubionym wśród długiej listy zadań oraz lubiącym organizację i wielozadaniowość jednocześnie.
Wielu z Was kojarzy już pewnie Matrycę Eisenhowera, która pozwala oddzielić rzeczy ważne i pilne. Proponuję Wam zacząć od listy zadań, które macie do wykonania i ocenić je pod kątem tych dwóch parametrów. Następnie możecie umieścić je w konkretnym kwadracie.
1. Zadania pilne i ważne
Może wydawać Ci się, że większość Twoich zadań jest ważna i pilna, ale popatrz na to realnie - nie jesteś robotem, tylko człowiekiem. Są to zadania, których niewykonanie wiąże się z poważnymi konsekwencjami. Często zadania z tej ćwiartki wiążą się z wysokim poziomem stresu - musisz zrobić coś szybko i potraktować priorytetowo, więc nie gromadź zbyt dużo odpowiedzialnych zadań w tej ćwiartce. Co ważne, wykonaj je natychmiast! Nie zaczynaj od tego, co przyjemne i zajmie Ci mniej czasu. Jeżeli tak zrobisz, Twoje zadania cały czas będą odkładane na później, a górka będzie się powiększać. Dlatego ćwiartka ta to często nieprzewidziane sytuacje, nagłe kryzysy lub te wynikające z zaniedbania lub niewykonania pracy.
2. Zadania mało pilne, ale ważne
Są to zadania, które są ważne, jednak możesz je rozłożyć w czasie. Zaliczają się do nich np. ćwiczenia fizyczne, spotkania z rodziną czy przyjaciółmi. Wymagają wcześniejszego zaplanowania, dlatego warto je wpisać do kalendarza i zająć się kolejnymi ważnymi zadaniami.
3. Zadania pilne, ale mało ważne
Jeżeli istnieje taka możliwość, warto te zadania oddelegować innej osobie. Są do wykonania natychmiast, jednak często nie ma konieczności, abyś w nich uczestniczył/a. Bardzo ważne jest to, aby uświadomić sobie, jak wiele rzeczy może obejść się bez nas. I mimo że dla wielu osób jest to cios prosto w serce, to niestety tak naprawdę jest! Nie musisz uczestniczyć w każdej czynności. Skorzystaj z podziału obowiązków i delegowania zadań. Ważne jest przy tym zaufanie do drugiej osoby, że dobrze wykonana powierzone zadania oraz umiejętność zrezygnowania z nadmiernego perfekcjonizmu oraz syndromu "Zosi - samosi". Są ludzie, którzy pewne czynności wykonają tak samo dobrze jak Ty, a nawet lepiej! A Ty w tym czasie możesz się zająć tym, co ważne i pilne ;) Ćwiartka ta dotyczy zwłaszcza działań rutynowych, codziennych czynności.
4. Zadania mało pilne i mało ważne
Są to tzw. pożeracze naszego czasu. Możemy bronić się tym, że bezmyślne oglądanie TV lub przeglądanie stron internetowych jest naszym wolnym czasem i odpoczynkiem, na który sobie zasłużyliśmy. Ale czy naprawdę tak chcemy odpoczywać i nie moglibyśmy w tym czasie zrobić czegoś ciekawszego? Czynności w tej ćwiartce marnują nasz czas i dodatkowo rozleniwiają, więc wszystko co zapiszesz w tej części wyrzuć do kosza ;)
Mam nadzieję, że teraz łatwiej będzie zarządzać Wam swoimi zadaniami.
Dołączam gotowy formularz do wypełnienia.
Miłego wieczoru!
Agnieszka 😘
